关于启动系列科研项目经费报销工作的通知


孟宪承书院各相关项目组:

    经过近期的项目答辩,现启动20142015年度国创、市创项目、科学商店及2015年11月立项的大夏大学生科研项目经费报销工作,拟对部分符合条件的科研项目在开展研究过程中所发生的经费支出予以报销(可报销项目及报销额度详见附件2、附件3、附件4)。具体工作安排如下:

一、项目经费使用情况登记及报销申请时间:

20151110日——12月1号,周一至周四办公时间

二、项目经费使用情况登记及报销申请地点:

学生共享空间306,学生工作室

请加入报销群:514557792,方便沟通报销问题并及时联络经费卡去向。(安全起见,加群请标明姓名、专业、学号,谢谢。)

三、项目报销指南

(一)以财务原则

1.实报实销

书院科研项目财务报销严格遵循实报实销的原则,仅对科研项目开展过程中实际支出经费予以报销。

2.节约环保

科研项目本着节约环保的原则,选用性价比较高的经费使用方式,避免铺张浪费。 

(二)财务流程

1.查看附件2、附件3、附件4,确认项目报销额度,按照项目实际支出情况及报销额度汇总整理票据;

2.下载并填写附件1:孟宪承书院本科生科研项目报销清单;

3.根据学校财务处管理规定,汇总整理发票,每张发票均需要项目指导老师项目负责人签字;

4.项目负责人汇总整理好发票及报销清单(一式两份),于上文指定时间、地点登记项目经费情况,同时领取支付凭证及经费卡,自行到财务处报销;

5.财务处报销完成后,即到项目经费情况登记地点返还经费卡,并及时在报销群分享经费报销注意事项。

(三)注意事项

1.发票合格

1)发票真实合法:报销的各类发票应该是真实合法、内容完整的原始单据。报销发票应印有地方税务局监制财政部监制XX财政局监制的正规发票或收据,并盖有相符的发票专用章收据专用章。其中收据应为中央行政事业单位资金往来结算票据。手写发票与其他收据不可用;部分定额非充值类发票可用,如文具、图书等。

2)发票抬头准确:发票或收据客户栏及抬头应填写为华东师范大学华东师大建议抬头为校名全称

3)发票内容标准:一般为科研财务常见费用类别,如办公用品、图书、文印、交通等。

4)发票金额合适:根据财务处报销注意事项,单张发票金额在500元以上的需要供货单位签章的清单;单张或同一个购货单位累计发票金额超过3000元,需要另提供协议;单张或累计发票金额超过10000元,需要另提供合同。单张或累计发票金额超过1000元,应使用银行卡支付,也可提供对方单位的名称、账号和开户银行,财务处通过银行转账支付。建议单张发票金额在1000元以下,单件物品价格在800以内。

5)发票时间恰当:发票时间为科研项目开展期内,2013年及以前不予报销。

6)发票清单对应:要求发票内容与清单所列物资必须对应,建议办公用品与图书分开下单开发票且不混淆,如办公用品不可开成图书。要求发票金额与清单所列金额对应,如有出入,需书写信息解释清楚。发票清单中如若出现显著性非科研项目所需物品,如烤鸡、卫生用品等,不予报销。

7)备注信息完整:每份发票需包含三项信息,分别是科研项目编号与名称、经手人姓名、清单明细,还需有导师与学生的签名。建议用圆珠笔或水笔写在发票正面空白处,字迹清晰整洁,保持发票页面干净。

8)发票特别说明:

A.飞机、食品、餐饮、鲜花、服装、玩具等非科研项目常见支出不予报销;

B.外地差旅费填写《外埠出差报销单》,需来回二等座及以下火车票或长途车票;

C.市内交通费填写《本市出差报销单》,即非充值类地铁票、公交车小票;

D.出租车费仅限上海市内不连号的出租车票;

E.所有网上购买支出需提供网上购物订单(请截图打印)。

2.发票整理

   发票整理过程中,需检查确保发票的规范性(合法合格);并按照不同经费类别分别整理,具有可视性(整洁美观);每张发票确保备注信息完整,具有可读性(便于理解)。

特别说明:1.根据财务处最新政策规定,201571日起对2015年之前的发票一律不予报销。

2. 对未按期结题或者没有通过答辩的研究项目,将视为研究工作失败,以“课题中止”处理,学校将收回已经拨付的相关经费。

 附件1:孟宪承书院本科生科研项目报销清单.doc

 附件2:2014、2015年度市创与国创项目经费报销名单与额度一览表.xls

 附件3:2015年孟宪承书院科学商店项目报销预拨经费一览表.xls 

附件4.2015年度大夏大学生科研基金项目名单及前期经费报销额度一览表.xlsx

孟宪承书院科创中心

2015119