孟宪承书院各相关项目组：
经过为期两个月的项目结题审核，现启动本科生科研项目报销票据审核，拟对已经通过结题验收的上海市创新训练项目、大夏大学生科研基金项目（含教育研习项目）在开展研究过程中所发生的经费支出及票据予以审核。具体工作安排如下：
一、票据审核时间
2015年6月24日18：30-21：30
2015年6月25日18：30-21：30
二、票据审核地点
学生共享空间310，王和老师办公室
三、项目报销指南
（一）以财务原则
1.实报实销
书院科研项目财务报销严格遵循“实报实销”的原则，即实际支出多少，则报销多少。
2.节约环保
书院科研项目本着“节约环保”的原则，选用性价比较高的经费使用方式，避免奢华。
（二）财务流程
1.填写预算表，提交项目申请
2.待项目公示，按预算表执行
3.待项目结束，汇总发票收据
4.整理好发票，据此制决算表
5.提交决算表，报销支出费用
（三）注意事项
1.发票合格
（1）发票真实合法：报销的各类发票应该是真实合法、内容完整的原始单据。报销发票应印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”的正规发票或收据，并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。其中收据应为“中央行政事业单位资金往来结算票据”。手写发票与其他收据不可用；部分定额非充值类发票可用，如文具、图书等。
（2）发票抬头准确：发票或收据客户栏及抬头应填写为“华东师范大学”或“华东师大”，建议抬头为校名全称。
（3）发票内容标准：一般为科研财务常见费用类别，如办公用品、图书、文印、交通等。
（4）发票金额合适：根据财务处报销注意事项，单张发票金额在500元以上的需要供货单位签章的清单；单张或同一个购货单位累计发票金额超过3000元，需要另提供协议；单张或累计发票金额超过10000元，需要另提供合同。单张或累计发票金额超过1000元，应使用银行卡支付，也可提供对方单位的名称、账号和开户银行，财务处通过银行转账支付。建议单张发票金额在1000元以下，单件物品价格在800以内。
（5）发票时间恰当：发票时间为科研项目开展期内，2013年及以前不予报销。
（6）发票清单对应：要求发票内容与清单所列物资必须对应，建议办公用品与图书分开下单开发票且不混淆，如办公用品不可开成“图书”。要求发票金额与清单所列金额对应，如有出入，需书写信息解释清楚。发票清单中如若出现显著性非科研项目所需物品，如烤鸡、卫生用品等，不予报销。
（7）备注信息完整：每份发票需包含三项信息，分别是科研项目编号与名称、经手人姓名、清单明细。建议用圆珠笔或水笔写在发票正面空白处，字迹清晰整洁，保持发票页面干净。
（8）发票特别说明：
A.飞机、食品、餐饮、鲜花、服装、玩具等非科研项目常见支出不予报销；
B.外地差旅费填写《外埠出差报销单》，需来回二等座及以下火车票或长途车票；
C.市内交通费填写《本市出差报销单》，即非充值类地铁票、公交车小票；
D.出租车费仅限上海市内不连号的出租车票；
E.所有网上购买支出需提供网上购物订单（请截图打印）。
2.发票整理
发票整理过程中，需检查确保发票的规范性（合法合格）；并按照不同经费类别分别整理，具有可视性（整洁美观）；每张发票确保备注信息完整，具有可读性（便于理解）。
特别说明：根据财务处最新政策规定，2015年7月1日起对2015年之前的发票一律不予报销。由于报销票据送交财务处还需要一定的审核周期，因此请同学们按照上文时间要求，今明两天内将准备好的发票及相关报销票据提交书院审核。
孟宪承书院科创中心
二〇一五年六月二十四日
