孟宪承书院各相关项目组：
经过系列学生科研项目结题验收，现启动孟宪承书院学生科研项目经费报销工作，拟对部分符合条件的科研项目在开展研究过程中所发生的经费支出予以报销（可报销项目名单详见附件）。具体工作安排如下：
一、可报销项目名单公示
科创中心于2016年3月22日——3月23日，分别通过电子发展档案消息、科创中心微信公众号、孟宪承书院网页通知等渠道，对符合本次经费报销条件的学生科研项目信息予以公示。因涉及信息安全，微信公众号及书院网站通知公示名单为简略版，含项目负责人具体信息及项目经费额度的详细名单仅在电子发展档案消息栏公示。请各项目负责人在此期间登陆孟宪承书院学生电子档案，查看相关消息并核对好项目组名称、编号、负责人姓名、学号及可报销经费额度。如信息有误，请项目负责人本人携带好自己的校园卡在3月22－23日8:00-12:30，13:00-17:30，18:00-20:30这三个时间段中任意时间到学生共享空间306更正信息。
信息确认无误后请加入报销QQ群：514557792，以便及时沟通问题。（安全起见，加群请标明姓名、专业、学号及项目编号，谢谢。）
二、项目报销流程
为方便同学报销，财务系统实行无纸化网上预约报销，并已开通“科创经费授权给本科生”的权限，因此上文所述信息确认无误后，科创中心将在3月24－25日两天内把项目报销经费下拨到项目负责人的公共数据库账号中。项目负责人自行填写网上预约单，并根据财务处报销流程及相关管理规定开展报销工作（财务处关于实行网上预约无现金快速报销方式的通知请见：http://cwc.ecnu.edu.cn/s/126/t/354/1e/4a/info138826.htm）。
各项目负责人须于2016年5月31日前报销完毕，逾期未报销款项系统将自动回收（网上预约报销流程请见附件2.）。
因此次报销流程较之以往变动较大，科创中心拟于下周三（3月30日）16:00于共享空间212举办一次报销培训，届时将现场示范网上预约报销操作流程，并具体指导发票、预约单、决算表等各类票据的整理与填写。各相关同学本周内可先行整理票据，若有疑问请于培训现场一并提出，因项目数量多，培训之外原则上不再接受个别项目组报销咨询，敬请谅解。
三、项目报销指南
（一）以财务原则
1.实报实销
书院科研项目财务报销严格遵循“实报实销”的原则，仅对科研项目开展过程中实际支出经费予以报销。
2.节约环保
科研项目本着“节约环保”的原则，选用性价比较高的经费使用方式，避免铺张浪费。
（二）注意事项
1.发票合格
（1）发票真实合法：报销的各类发票应该是真实合法、内容完整的原始单据。报销发票应印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”的正规发票或收据，并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。其中收据应为“中央行政事业单位资金往来结算票据”。手写发票与其他收据不可用；部分定额非充值类发票可用，如文具、图书等。
（2）发票抬头准确：发票或收据客户栏及抬头应填写为“华东师范大学”或“华东师大”，建议抬头为校名全称。
（3）发票内容标准：一般为科研财务常见费用类别，如办公用品、图书、文印、交通等。
（4）发票金额合适：根据财务处报销注意事项，单张发票金额在500元以上的需要供货单位签章的清单；单张或同一个购货单位累计发票金额超过3000元，需要另提供协议；单张或累计发票金额超过10000元，需要另提供合同。单张或累计发票金额超过1000元，应使用银行卡支付，也可提供对方单位的名称、账号和开户银行，财务处通过银行转账支付。建议单张发票金额在1000元以下，单件物品价格在800以内。
（5）发票清单对应：要求发票内容与清单所列物资必须对应，建议办公用品与图书分开下单开发票且不混淆，如办公用品不可开成“图书”。要求发票金额与清单所列金额对应，如有出入，需书写信息解释清楚。发票清单中如若出现显著性非科研项目所需物品，如烤鸡、卫生用品等，不予报销。
（6）备注信息完整：每份发票需包含三项信息，分别是科研项目编号与名称、经手人姓名、清单明细，还需有导师与学生的签名。建议用圆珠笔或水笔写在发票正面空白处，字迹清晰整洁，保持发票页面干净。
（7）发票特别说明：
A.飞机、食品、餐饮、鲜花、服装、玩具等非科研项目常见支出不予报销；
B.外地差旅费中二等以上车票不可全额报销，按二等及以下报销；车票需往返双程，并附对应住宿发票；
C.市内交通费填写《本市出差报销单》，即非充值类地铁票、公交车小票；
D.出租车费仅限上海市内不连号的出租车票；
E.所有网上购买支出需提供网上购物订单（请截图打印）。
2.发票整理
发票整理过程中，需检查确保发票的规范性（合法合格）；并按照不同经费类别分别整理，具有可视性（整洁美观）；每张发票确保备注信息完整，具有可读性（便于理解）。
附件1.孟宪承书院2016年3月—5月报销项目信息确认【网站公示版】.xlsx
孟宪承书院科创中心
2016年3月22日
